В этой статье рассмотрим очень важное для бухгалтерского учета (и для налогового тоже) понятие первичные документы (ПУД). Слово «документ» заимствовано из латинского от documentum – доказательство. То есть, документ является доказательством какого-либо свершившегося факта. В бухучете все начинается с ПУД, которыми оформляется каждая операция, каждое совершенное действие. Именно при наличии первичных документов в учете делаются проводки. Наверное, здесь, как нигде либо, очень точно передает основу всего бухгалтерского учета поговорка «без бумажки, ты букашка». Конечно, эта поговорка не имеет прямого отношения к бухучету, речь идет о другом, но заложенный в ней смысл позволяет понять основную суть – нет документа, нет отражения в учете совершенной операции.

И в Законе о бухгалтерском учете и в Налоговом Кодексе говорится о важности ПУД и их правильном оформлении. В Законе о бухучете N 996-XIV первичным документам посвящена отдельная статья. В Налоговом Кодексе говорится, что к налоговому учету принимаются только документально подтвержденные доходы и расходы. Как видим, первичным документам отводится самая важная роль в современном учете.

Первичка составляется во время совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения. В ней отражается информация о совершившемся факте, количественная и суммовая составляющие, кто совершил, когда, подписи лиц и т.д. Все обязательные реквизиты указаны в статье 9 Закона о бухучете N 996-XIV

Если в ПУД обнаружена ошибка, то вносит исправление человек, составивший его, с указанием даты исправления и заверяет все своей подписью. Но, необходимо помнить, что в документы, на основании которых происходит учет операций, связанных с денежными средствами, исправления не вносятся. Если допущена ошибка, то неправильный документ аннулируется и составляется новый. Только ПУД, оформленный по всем правилам, может быть принят для дальнейшего отражения в учете. Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответственность за его содержание. ПУД передается в бухгалтерию, где он проверяется на правильность и полноту оформления и затем, на основании его производится запись (проводка) о совершенной операции.

Существуют унифицированные формы первички для отражения различных хозяйственных операций (накладные, авансовые отчеты, расчетные ведомости и мн.др.), утвержденные органами статистики. До текущего года применение их было обязательным для всех юридических лиц. С вступлением в силу Закона N 996-XIV о бухучете, применение унифицированных форм стало добровольным. Каждая организация теперь может самостоятельно разработать и утвердить формы первички, которую она будет применять в своей работе. В любом случае, в учетной политике необходимо указать какие первичные документы организация будет использовать. Для отражения в учете операций, связанных с денежными средствами, формы ПУД утверждены Центробанком, и они остаются обязательными к применению. Это приходные и расходные ордера для учета денег в кассе, платежные поручения, требования и др.

ПУД составляется на бумаге или в электронном виде. В последнем случае, документ должен быть подписан электронно-цифровой подписью (электронный ключ ЭЦП). ЭЦП аналогична собственноручной подписи в ПУД на бумажном носителе. Но при этом должны соблюдаться определенные условия, оговоренные в Законе об ЭЦП (пункт 1 статьи 4):

«- сертификат ключа подписи действует на момент подписания электронного документа;

— подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

— электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи».

Гражданский оборот вот уже который год требует перехода бизнеса на электронный вариант. Но к такому переходу, особенно переходу на заключение различных сделок в электронной форме, очень сильно препятствуют контролирующие органы, точнее налоговые службы, которые, не хотят воспринимать потребности и тенденции оборота, не понимают и, возможно даже боятся всемирной паутины и современных технологий.

Для них как правило, сделки, которые были оформлены через Интернет с использованием ЭЦП или электронной цифровой подписи, и АСП (аналога собственноручной подписи) не являются правильными, так как эти органы редко воспринимают электронный документооборот на предприятии как юридически значимый и имеющий силу документ. Это создает проблемы для тех, кто знает, как заработать деньги в Интернете, ведь им намного сложнее легализовать свои доходы.

При этом все требования налоговых органов и также иных контролирующих организации о том что необходимо вести бумажный документооборот, о проставлении на договорах, счетах, актах, счетах-фактурах и других документах собственноручных подписей не основаны на законе. По закону можно заключать договора в письменной форме в различных вариантах, соответственно составление договора и собственноручное его подписание, это не единственный способ заключения письменной сделки, как это пытаются доказать представители этих органы.